Cenário de uma transportadora que digita no TMS as notas recebidas por e-mail e confere o peso à mão. Como lemos, conferimos e lançamos cada nota.
Cenário ilustrativo. Composto a partir de problemas comuns do setor e da forma como a Devled trabalha. Não descreve um cliente específico, e os indicadores mostram o que medimos, não resultados alcançados.
Transportadora ou operador logístico com armazém, no Sul e no Sudeste, que atende de 50 a 300 embarcadores. Os maiores enviam as notas por EDI no padrão NOTFIS ou por integração. Os demais mandam XML, PDF da DANFE, foto ou planilha de romaneio para um e-mail de coleta. Uma equipe de 3 a 8 pessoas digita essas notas no TMS ou no WMS para programar a coleta, emitir o CT-e e receber a mercadoria no armazém.
O cenário acima descreve uma empresa de médio porte. Em empresas menores ou maiores, o problema se repete, e mudam o escopo, os sistemas e as integrações.
Transportadora ou armazém com algumas dezenas de notas por dia e uma ou duas pessoas na digitação. O piloto lê o XML do e-mail, faz as conferências básicas e lança no TMS ou no emissor de CT-e por importação de arquivo. O peso é conferido pelo cadastro e pelo registro do conferente, sem balança integrada.
Operação com milhares de notas por dia, vários armazéns e clientes que mandam NOTFIS, portal e e-mail ao mesmo tempo. Entram API com TMS e WMS, balanças e dimensionadores na doca, regras por cliente, filas por unidade e monitoramento do volume diário.
Cada etapa tem responsável, critério de aceite e validação da sua equipe antes de avançar.
Lemos a caixa de coleta pela API do Google Workspace ou do Microsoft 365. Cada anexo é classificado como XML de NF-e, PDF da DANFE, imagem, planilha de romaneio ou pedido no corpo do e-mail, e o cliente é identificado pelo remetente e pelo CNPJ.
O XML é lido direto, sem IA: chave de acesso, emitente, destinatário, itens com NCM e EAN, peso bruto e líquido, volumes e valor. Quando a transportadora consta na nota ou foi autorizada no XML, o arquivo oficial também pode ser baixado na SEFAZ. PDF, foto e planilha passam por leitura com IA, e cada campo traz o grau de confiança.
O sistema confere o dígito verificador da chave, barra notas repetidas e relaciona cada produto ao cadastro pelo EAN ou pelo código do cliente, com conversão de unidade. Produtos perigosos são identificados pelo número ONU, e a nota é conferida contra as informações que a ANTT exige no documento fiscal.
O peso bruto da nota é comparado com o peso calculado pelo cadastro dos itens e, na doca, com a balança e o dimensionador. Os volumes declarados são comparados com as etiquetas lidas na coleta ou no recebimento. Diferenças acima da tolerância ficam registradas com a pesagem e a foto.
Notas aprovadas entram no TMS como pedido de coleta e base para o CT-e, e no WMS como aviso de recebimento. Divergências vão para uma fila com o documento e os dados lado a lado, e o cliente recebe um e-mail com o que precisa corrigir.
São as opções mais comuns neste cenário. A escolha final depende do ambiente, das licenças e da equipe da sua empresa.
Riscos que tratamos desde o diagnóstico, antes de construir.
Quando há XML, os dados vêm dele, sem IA. A leitura com IA fica para PDF, foto e planilha, e campo com baixa confiança passa por uma pessoa antes do lançamento.
Excesso de peso gera multa na fiscalização. O CTB atribui a infração ao embarcador quando ele é o único remetente e a nota declara peso menor que o aferido. Com carga de vários remetentes acima do peso bruto total, a responsabilidade é do transportador. Por isso a pesagem fica registrada junto da nota.
Sem o de-para de produtos, a conferência de itens não funciona. O piloto começa pelos clientes com mais volume, e o cadastro cresce a cada divergência resolvida.
Notas de e-commerce trazem nome, CPF e endereço de pessoas físicas. Definimos acesso por perfil, prazo de retenção e registro de consultas, conforme a LGPD.
Os números de partida são medidos no diagnóstico. As metas são combinadas com a sua equipe antes de começar.
Volume e formatos de documentos por cliente, regras de conferência e interfaces do TMS e do WMS.
Leitura de XML e lançamento no TMS para os clientes que mais enviam notas por e-mail.
PDF, foto e planilha com IA, conferência de peso e itens, balança e painel de divergências.
Novos clientes e formatos, ajuste das tolerâncias e acompanhamento dos indicadores.
Prazos indicativos para um cenário como este. O plano do seu projeto, com escopo, investimento e prazo, sai do diagnóstico.
Analisamos uma amostra dos e-mails e documentos que chegam, as regras de conferência e as interfaces do TMS e do WMS. Você recebe o escopo do piloto, o investimento e o prazo.
Sem custo. Entendemos o contexto, os sistemas e o resultado esperado, e indicamos o próximo passo.
De R$ 3 mil a R$ 6 mil, com escopo e preço fechados antes de começar.
Escopo priorizado da primeira entrega, recomendação técnica, riscos, investimento e prazo. O plano é seu, para executar com a Devled ou com o seu time.
A IA lê a chave de acesso e os dados do PDF, e campos com baixa confiança vão para revisão. Se a transportadora tem acesso à nota na SEFAZ, o XML oficial é baixado pela chave. Se não tem, o fluxo pede o XML ao cliente por e-mail.
Só quando atende às regras combinadas: XML válido, cliente e produtos cadastrados e peso dentro da tolerância. Qualquer outra situação passa por uma pessoa antes do lançamento.
Sim. NOTFIS, portal, API e e-mail entram no mesmo fluxo de validação e conferência, e o painel mostra todas as notas juntas.
Não necessariamente. Balanças e dimensionadores com saída de dados são integrados direto. Sem isso, o conferente registra o peso no coletor ou no celular, e a comparação continua automática.
Conte como o processo funciona hoje e quais sistemas participam. Em 30 minutos, sem custo, indicamos por onde começar.