Cenário de uma indústria que confere à mão a nota do fornecedor com o pedido de compra e o recebimento. Como conferimos e lançamos a nota no ERP.
Cenário ilustrativo. Composto a partir de problemas comuns do setor e da forma como a Devled trabalha. Não descreve um cliente específico, e os indicadores mostram o que medimos, não resultados alcançados.
Indústria de médio porte no Sul ou no Sudeste, com 200 a 800 fornecedores ativos e de 1.500 a 6.000 notas de entrada por mês, entre matéria-prima, embalagem, peças de manutenção e materiais de consumo. Usa um ERP como TOTVS Protheus, Sankhya, Senior ou SAP. O comprador emite o pedido de compra no ERP, os fornecedores mandam o XML e o PDF da DANFE para um e-mail de notas, e uma equipe de 3 a 6 pessoas no fiscal e no recebimento confere cada nota antes de dar entrada.
O cenário acima descreve uma empresa de médio porte. Em empresas menores ou maiores, o problema se repete, e mudam o escopo, os sistemas e as integrações.
Indústria com algumas centenas de notas por mês e um ERP como Omie, Bling ou um Protheus mais enxuto. O piloto lê os XML do e-mail e da SEFAZ, compara com o pedido de compra e lança a nota por importação de XML ou pela API do ERP. O recebimento é registrado no celular.
Grupo com várias plantas e CNPJs, milhares de notas por mês e SAP ou Protheus com aprovação por alçada. Entram regras por planta e categoria de compra, tolerâncias aprovadas pela controladoria, integração com o WMS e o portal de fornecedores e monitoramento do volume diário.
Cada etapa tem responsável, critério de aceite e validação da sua equipe antes de avançar.
Lemos o e-mail de notas pela API do Google Workspace ou do Microsoft 365 e consultamos na SEFAZ, pela distribuição de documentos fiscais, as NF-e emitidas contra os CNPJs da empresa. Assim aparecem também as notas que o fornecedor não mandou e as emitidas sem pedido. Antes da manifestação, a SEFAZ entrega só o resumo; o XML completo vem depois da ciência da operação, que tem prazo de 10 dias.
O XML é lido direto, sem IA, e a situação da nota é consultada na SEFAZ: autorizada, cancelada ou denegada. Notas repetidas são barradas, e os eventos de manifestação do destinatário seguem a regra combinada com o fiscal.
Cada item é relacionado ao pedido pelo código do fornecedor, pelo EAN ou pelo de-para de produtos, com conversão de unidade. O sistema compara quantidade, preço unitário, NCM, impostos destacados e condição de pagamento, dentro das tolerâncias de cada categoria de compra.
Na doca, o conferente registra no coletor ou no celular o que chegou, sem ver a quantidade da nota. A diferença entre nota, pedido e recebimento fica registrada com foto antes da entrada.
Notas conferidas entram no ERP como pré-nota, com o pedido vinculado, para o fiscal classificar e confirmar a entrada. Divergências vão para o comprador responsável com a nota e o pedido lado a lado, e o fornecedor recebe um e-mail com o que precisa corrigir.
São as opções mais comuns neste cenário. A escolha final depende do ambiente, das licenças e da equipe da sua empresa.
Riscos que tratamos desde o diagnóstico, antes de construir.
O sistema sugere a natureza da operação e o tratamento dos impostos a partir do pedido e das regras do ERP. A confirmação fica com uma pessoa até as regras estarem testadas com notas reais.
Quem registra a ciência fica obrigado a registrar a manifestação final em até 90 dias da autorização da nota. A confirmação só sai depois do recebimento, porque impede o fornecedor de cancelar a nota. Desconhecimento e operação não realizada passam antes pela análise de uma pessoa.
Uma tolerância de preço ou de quantidade aprovada sem registro vira custo. As faixas são definidas com compras e controladoria, e cada aprovação fora da faixa tem responsável.
A NF-e já traz campos de IBS e CBS, e a CBS substitui o PIS e a Cofins em 2027. Pela LC 214/2025, o crédito desses tributos exige documento fiscal eletrônico idôneo. As conferências de impostos ficam em regras configuráveis, para acompanhar as notas técnicas sem reescrever o fluxo.
Os números de partida são medidos no diagnóstico. As metas são combinadas com a sua equipe antes de começar.
Volume de notas por fornecedor e categoria, regras de conferência, tolerâncias atuais e interfaces do ERP.
Captura no e-mail e na SEFAZ, conferência com o pedido e pré-nota no ERP para os fornecedores com mais notas.
Conferência no recebimento, fila de divergências por comprador, manifestação do destinatário e painel.
Novos fornecedores e categorias, ajuste das tolerâncias e acompanhamento dos indicadores.
Prazos indicativos para um cenário como este. O plano do seu projeto, com escopo, investimento e prazo, sai do diagnóstico.
Analisamos uma amostra das notas recebidas, os pedidos de compra correspondentes, as regras de conferência e as interfaces do ERP. Você recebe o escopo do piloto, o investimento e o prazo.
Sem custo. Entendemos o contexto, os sistemas e o resultado esperado, e indicamos o próximo passo.
De R$ 3 mil a R$ 6 mil, com escopo e preço fechados antes de começar.
Escopo priorizado da primeira entrega, recomendação técnica, riscos, investimento e prazo. O plano é seu, para executar com a Devled ou com o seu time.
Não no início. No piloto, a pré-nota chega pronta e o fiscal confirma a classificação. Depois, notas recorrentes que passam em todas as regras podem seguir direto, se o fiscal e a controladoria aprovarem.
Como a empresa é a destinatária, o XML é baixado na SEFAZ pela distribuição de documentos fiscais, depois do registro da ciência da operação. A leitura com IA fica para o que não é NF-e, como boletos e documentos de serviço sem XML.
Vai para a fila do comprador da categoria, com o fornecedor e os itens. Ele cria o pedido, recusa a nota ou encaminha ao fiscal para decidir sobre a manifestação na SEFAZ.
Sim. No Protheus, a nota entra como pré-nota, vinculada ao pedido, para o fiscal classificar. Sankhya, Senior, SAP, Omie e Bling seguem o mesmo fluxo, pela API do ERP, por importação de arquivo ou, quando não há outra via, por RPA.
Conte como o processo funciona hoje e quais sistemas participam. Em 30 minutos, sem custo, indicamos por onde começar.