Auditoria de frete com CT-e: o que conferir antes de pagar

Por que conferir o CT-e antes de pagar?

Quem contrata várias transportadoras recebe CT-e com tabelas diferentes. Em planilha, a conferência vira amostragem, e só os valores muito fora do esperado são questionados. Depois do pagamento, recuperar uma diferença depende de negociação e de abatimento em fatura futura.

O ponto de partida é o XML. Como tomador, sua empresa obtém os CT-e em que aparece pelo serviço CTeDistribuicaoDFe da SEFAZ, com o próprio certificado digital, sem depender do e-mail da transportadora.

Compare o CT-e com a tabela negociada

O CT-e traz o valor total da prestação, o valor a receber e os componentes, cada um com nome e valor. O nome não segue uma lista fixa, então a auditoria precisa de um de-para com os itens da sua tabela. Use a tabela vigente na data da prestação.

• Frete peso: faixa de peso, peso considerado e, quando a tabela prevê, cubagem e frete mínimo.
• Ad valorem e GRIS: quando são percentuais sobre a mercadoria, confira se o valor da carga no CT-e bate com as notas.
• TDE, agendamento e reentrega: valem só para os destinos, clientes e ocorrências previstos na tabela.
• Pedágio: se a sua empresa antecipou o Vale-Pedágio obrigatório, confira se ele não voltou como componente do frete. Pela Lei 10.209/2001, o valor do vale-pedágio não integra o valor do frete.

ICMS da rota e quem é o tomador

Pela Lei Complementar 87/1996, o fato gerador do ICMS no transporte intermunicipal e interestadual é o início da prestação, e o local da cobrança é onde ela começa. Confira se UF de início e de fim, CFOP e grupo de ICMS do CT-e batem com a rota real. A lei estadual pode atribuir a responsabilidade pelo imposto a um contribuinte, como o tomador, em algumas prestações. Valide essas regras com a sua área fiscal.

Confira também quem é o tomador: remetente, expedidor, recebedor, destinatário ou outro. É ele quem paga o serviço e quem pode registrar o desacordo. O leiaute já tem campos de IBS e CBS da Reforma Tributária. Mantenha essas regras separadas das regras da tabela.

Duplicidade e notas vinculadas

Cada CT-e lista as chaves das NF-e transportadas. Cruze essas chaves com as suas notas e com a expedição. Como emitente, sua empresa também recebe pela distribuição da NF-e os registros de CT-e autorizados que citam cada nota. Redespacho e subcontratação podem gerar mais de um CT-e legítimo. Alguns sinais pedem revisão:

• O mesmo CT-e em duas faturas.
• Dois CT-e normais com as mesmas notas, a mesma origem e o mesmo destino.
• CT-e cancelado ou substituído que ainda aparece na fatura.

Complemento, substituição e desacordo

O CT-e pode ser normal, de complemento de valores ou de substituição. O complementar referencia o original. Some os dois antes de comparar com a tabela.

Se o CT-e está errado, o Ajuste SINIEF 09/07 prevê, desde abril de 2023, que o tomador registre o evento de desacordo e a transportadora emita um CT-e de substituição. Cada CT-e admite um único substituto, que não pode ser cancelado e deve ser autorizado em até 60 dias da autorização do original. O mesmo rito corrige um tomador informado errado. Erros sanáveis por carta de correção ou documento complementar seguem outro caminho.

O evento 610110, Prestação do Serviço em Desacordo, é registrado pelo tomador com certificado do mesmo CNPJ base, em até 45 dias da autorização do CT-e, segundo o Manual de Orientação do CT-e. Ele informa a discordância ao fisco. A correção vem com o CT-e de substituição. Registre depois de contestar com a transportadora e acompanhe o prazo.

CONEMB, DOCCOB e OCOREN

Muitas transportadoras enviam arquivos do Projeto EDI Transporte da PROCEDA. Eles são cópias: o documento fiscal é o XML do CT-e. Combine a versão do leiaute com cada transportadora.

• CONEMB: cópia eletrônica dos conhecimentos emitidos. Compare com o XML obtido na SEFAZ.
• DOCCOB: a cobrança, com a fatura e os conhecimentos cobrados. Liga cada fatura aos CT-e.
• OCOREN: situação das entregas, como entrega realizada, não realizada ou devolução. Apoia a conferência de taxas de reentrega e devolução e a liberação do pagamento do frete.

Piso mínimo da ANTT na carga lotação

Na carga lotação, existe um limite além da tabela. A Política Nacional de Pisos Mínimos, da Lei 13.703/2018 e da Resolução ANTT 5.867/2020, vale para frete por viagem, com veículo a diesel, em um único contrato, com um único contratante e uso exclusivo do veículo, entre uma origem e um destino. Não se aplica à carga fracionada. A responsabilidade é do contratante.

A ANTT revisa os coeficientes duas vezes por ano e em revisões extraordinárias ligadas ao diesel. Em 2026 houve atualizações, e a geração do CIOT passou a ser bloqueada quando o frete declarado fica abaixo do piso. Para a auditoria, isso é contexto: consulte os coeficientes vigentes na fonte oficial.

O que medir

Informe sempre o total de CT-e do período junto de cada indicador.

• CT-e conferidos em relação ao total recebido.
• Valor divergente por transportadora e por componente.
• Contestações aceitas e abatidas em fatura.
• Desacordos registrados dentro do prazo.
• Tempo do recebimento da fatura até a aprovação e custo de frete por rota.

Como começar

Mapeie como CT-e e faturas chegam, onde estão as tabelas e quem aprova o pagamento no ERP, seja TOTVS Protheus, Sankhya, Omie, Bling ou outro. Meça o volume mensal de CT-e, quanto é conferido hoje e as divergências encontradas.

Comece com uma transportadora de volume relevante: transforme a tabela dela em regras com vigência e compare o resultado com a conferência manual. A Devled integra por API, arquivo ou, quando não há outra via, automação de tela (RPA). O cenário ilustrativo de auditoria de frete com CT-e, no site da Devled, mostra um desenho possível. É uma referência de arquitetura, não um resultado de cliente.